Professor Kai A. Olsen ved HiMolde. Foto. Arild J. Waagbø

Høgskolen i Molde og reiseregninger

Hva er det med Høgskolen i Molde og reiseregninger? 

Av KAI A. OLSEN, professor ved HiMolde

Gjennom alle de årene jeg har jobbet her har det vært et eller annet tull med dette, selv om jeg svært sjelden sender reiseregninger til høgskolen.

Til sammenligning har jeg sendt utallige reiseregninger til UiB i de 22 årene jeg har jobbet der. Det blir naturlig nok en del reiser når en bor i Molde og jobber i Bergen. Hvor mange av disse har jeg fått i retur? Hvor mange av disse har jeg måttet endre? Svaret er ingen. Tilsvarende, når jeg reiser for andre institusjoner, både fra næringslivet og andre offentlige etater, så går reiseregningen rett gjennom. Slik bør det selvfølgelig være. Etter alle disse årene kjenner jeg regulativet like godt som de som kontrollerer. Og uansett, her har vi som reiser gjort staten en tjeneste ved å dekke alle utgifter. Da skulle det bare mangle at prosessen fram til utbetaling er både smidig og rask.

For ett år siden hadde jeg et kort forskningsopphold ved et universitet i London. Jeg søkte om dekning av kostpenger, hotell og transport. Søknaden ble godkjent. Vel tilbake la jeg inn en reiseregning. For en tid siden startet jeg appen og fikk en uforståelig melding om denne reisen. Jeg sendte da en forespørsel til administrasjonen som svarte at det bare var en purring på en gammel melding. Ok, altså noe tøv som ikke angikk meg tenkte jeg. Men for noen dager siden oppdaget jeg tilfeldigvis at denne reisen var markert med teksten «Endring av reiseregning». Det var jo ikke så opplysende. Men det fikk meg til å sjekke. Da fant jeg at reisepengene aldri var utbetalt.

I dag fikk jeg svar at grunnen til dette var at jeg hadde forskningsfri dette semesteret og at en derfor ikke betalte kostpenger under forskningsopphold! Her sporer administrasjonen av. Selvfølgelig skal en ikke ha kostpenger under lengre forskningsopphold. Da går en i butikken og handler. Men dette var en fire dagers reise. Skal jeg ta med melk og brød hjemmenifra? Litt kjedelig med kald mat til middag, men hotellet har kanskje kjøleskap. Upraktisk. I tillegg vil jeg påpeke at reisesøknaden var godkjent – med kostpenger.

Hovedproblemet er mangel på kommunikasjon. Et kjent problem ved Høgskolen i Molde. Men vi har telefon, e-post og mulighet til å legge brev i posthyllen. Gidder en å gå opp to trapper kan en jo ta kontakt med den ansatte direkte. Men en må for f… ikke kommunisere ved å legge inn tekster som «Endring av reiseregning» i datasystem. De må da forstå at en ønsker refusjon av et beløp på 13 000 kroner.

Dessverre fører denne hendelsen seg inn i en lang tradisjon der administrasjonen forsøker å finne feil på reiseregningene. I løpet av årene har jeg fått mange påpakninger. Engang gikk det så langt at jeg måtte få støtte fra statsrevisor for min tolkning av reglementet. Etter en reise til Kristiansund ble jeg bedt om å føre opp tid for passering av Krifast. Jeg påpekte da at alt stod på kvitteringen fra bomselskapet. Det hjalp ikke. Enden ble at jeg ga opp hele reiseregningen. Det er begrenset hvor mye tid en skal bruke på en regning på 600 kroner.

Det som går igjen i disse gamle og nyere historiene er at administrasjonen viser at de ikke stoler på det vitenskapelige personalet. Dette ble tydelig da vi for noen år siden ble bedt om å levere med den lappen vi fikk for seteplass da vi gikk ombord på flyet, som en bekreftelse på at vi virkelig var om bord. Da truet jeg med at neste gang ville jeg ta med alt – tidsskriftet, safety omboard brosjyren, menyen og spyposen – i tillegg til den lille lappen med seteplass. Nå besinnet jeg meg og skrev isteden en klage til departementet.

Ifølge daværende direktør Kjell Bugge skjedde det tre mirakler på en gang:

  1. Jeg fikk svar
  2. Jeg fikk svar innen en uke
  3. Svaret var positivt – de var enig i at dette var noe tull

Det er klart at en må ha et kontrollsystem for reiseregninger. Men det administrasjonen må forstå er at de uansett må stole på sine ansatte. Om jeg har lyst til å besøke Machu Picchu, den kinesiske mur eller Niagara Falls, kunne jeg ha funnet fram til konferanser på disse stedene og sendt inn et bidrag. Og er jeg helt kynisk kan jeg presentere bidraget og dra på sightseeing de resterende dagene. Ferietur betalt av høgskolen uten at noen kontrollorgan kan oppdage dette. Altså – en må stole på de ansatte. På den annen side – jeg er ikke sikker på om jeg stoler på administrasjonen etter denne siste hendelsen. Men nå har jeg nummeret til et inkassoselskap. Ringer i neste uke.

  • Bildet i denne saken, for øvrig et fint bilde av Kai, inneholder også mitt navn. For uinnvidde kan det se ut som professor Olsen er i ferd med å presentere dette innlegget i en eller annen passende sammenheng. Dermed kan uinnvidde lesere lett få inntrykk av at undertegnede stiller seg bak dette innlegget. Jeg kan for såvidt være enig i noe av Kais kritikk, men for ordens skyld: Mitt navn har ingenting med denne saken å gjøre. Jeg tror bildet må skrive seg fra en helt annen sammenheng enn denne. Kan det ha vært noe med fusjon tro? Uansett, jeg har få problemer med reiseregninger ved høgskolen. Det kan selvsagt ha sammenheng med at jeg nærmest har sluttet helt å reise, skjønt årsakene til det er en helt annen historie. Ha en flott reise-fri dag i en sjelden vakker utgave av Molde. Hvem har behov for å reise vekk når sola skinner som i dag?

  • Gerd Marit Langøy

    Kai Olsen har fått direkte svar på spørsmålene rundt reiseregningen sin, så den kommenterer jeg ikke i Panorama.

    Derimot vil jeg understreke følgende ovenfor alle andre, og spesielt ovenfor administrasjonen på HiMolde: Jeg tar sterk avstand fra Olsen sine påstander om «lang tradisjon der administrasjonen forsøker å finne feil på reiseregninger» og at «administrasjonen viser at de ikke stoler på de vitenskapelig ansatte» og at «administrasjonen sporer av»!

    Prosessen rundt utbetaling av reiseregninger går i de aller fleste tilfeller både smidig og raskt, og det er svært få reiseregninger som blir sendt tilbake på grunn av feil og mangler. Vi betaler ut reisekostnader 2-4 ganger i måneden, i motsetning til de fleste arbeidsgivere som refunderer en gang i måneden. Det er altså svært sjeldent at våre medarbeidere må vente lenge på pengene sine. Og slik skal det være.

    Noen ganger oppstår det misforståelser i en organisasjon. Det må vi leve med, samtidig som vi kontinuerlig forsøker å utvikle system og rutiner som reduserer mulighetene for feil og misforståelser. Når misforståelser likevel en gang i blant oppstår, er min innstilling at det som oftest går an å rydde opp i dem ved å snakke sammen på en ordentlig måte.

    • Kai_A_Olsen

      Mitt innlegg var først og fremst basert på en meget alvorlig sak, der en reiseregning på over 12000 ble liggende i nesten ett år uten at jeg fikk noen melding om dette. Kanskje var dette en feil, men administrasjonen forsvarer i ettertid det de har gjort. Det viser en fullstendig mangel på forståelse for grunnleggende prinsipper for kommunikasjon. Innlegget er også basert på forhistorien, noe som jeg presiserer meget klart. Dernest sliter vi med et ubrukelig datasystem for reiseregninger. Alt dette fører til mye unødvendig tull runt reiseregningene. Nå vet jeg at mange andre også har hatt problem med dette. Men administrasjonen har kanskje tall på hvor fornøyde ansatte er med de tjenester de får tilbudt. Eller har en ikke det?