Hva er det med Høgskolen i Molde og reiseregninger?
Av KAI A. OLSEN, professor ved HiMolde
Gjennom alle de årene jeg har jobbet her har det vært et eller annet tull med dette, selv om jeg svært sjelden sender reiseregninger til høgskolen.
Til sammenligning har jeg sendt utallige reiseregninger til UiB i de 22 årene jeg har jobbet der. Det blir naturlig nok en del reiser når en bor i Molde og jobber i Bergen. Hvor mange av disse har jeg fått i retur? Hvor mange av disse har jeg måttet endre? Svaret er ingen. Tilsvarende, når jeg reiser for andre institusjoner, både fra næringslivet og andre offentlige etater, så går reiseregningen rett gjennom. Slik bør det selvfølgelig være. Etter alle disse årene kjenner jeg regulativet like godt som de som kontrollerer. Og uansett, her har vi som reiser gjort staten en tjeneste ved å dekke alle utgifter. Da skulle det bare mangle at prosessen fram til utbetaling er både smidig og rask.
For ett år siden hadde jeg et kort forskningsopphold ved et universitet i London. Jeg søkte om dekning av kostpenger, hotell og transport. Søknaden ble godkjent. Vel tilbake la jeg inn en reiseregning. For en tid siden startet jeg appen og fikk en uforståelig melding om denne reisen. Jeg sendte da en forespørsel til administrasjonen som svarte at det bare var en purring på en gammel melding. Ok, altså noe tøv som ikke angikk meg tenkte jeg. Men for noen dager siden oppdaget jeg tilfeldigvis at denne reisen var markert med teksten «Endring av reiseregning». Det var jo ikke så opplysende. Men det fikk meg til å sjekke. Da fant jeg at reisepengene aldri var utbetalt.
I dag fikk jeg svar at grunnen til dette var at jeg hadde forskningsfri dette semesteret og at en derfor ikke betalte kostpenger under forskningsopphold! Her sporer administrasjonen av. Selvfølgelig skal en ikke ha kostpenger under lengre forskningsopphold. Da går en i butikken og handler. Men dette var en fire dagers reise. Skal jeg ta med melk og brød hjemmenifra? Litt kjedelig med kald mat til middag, men hotellet har kanskje kjøleskap. Upraktisk. I tillegg vil jeg påpeke at reisesøknaden var godkjent – med kostpenger.
Hovedproblemet er mangel på kommunikasjon. Et kjent problem ved Høgskolen i Molde. Men vi har telefon, e-post og mulighet til å legge brev i posthyllen. Gidder en å gå opp to trapper kan en jo ta kontakt med den ansatte direkte. Men en må for f… ikke kommunisere ved å legge inn tekster som «Endring av reiseregning» i datasystem. De må da forstå at en ønsker refusjon av et beløp på 13 000 kroner.
Dessverre fører denne hendelsen seg inn i en lang tradisjon der administrasjonen forsøker å finne feil på reiseregningene. I løpet av årene har jeg fått mange påpakninger. Engang gikk det så langt at jeg måtte få støtte fra statsrevisor for min tolkning av reglementet. Etter en reise til Kristiansund ble jeg bedt om å føre opp tid for passering av Krifast. Jeg påpekte da at alt stod på kvitteringen fra bomselskapet. Det hjalp ikke. Enden ble at jeg ga opp hele reiseregningen. Det er begrenset hvor mye tid en skal bruke på en regning på 600 kroner.
Det som går igjen i disse gamle og nyere historiene er at administrasjonen viser at de ikke stoler på det vitenskapelige personalet. Dette ble tydelig da vi for noen år siden ble bedt om å levere med den lappen vi fikk for seteplass da vi gikk ombord på flyet, som en bekreftelse på at vi virkelig var om bord. Da truet jeg med at neste gang ville jeg ta med alt – tidsskriftet, safety omboard brosjyren, menyen og spyposen – i tillegg til den lille lappen med seteplass. Nå besinnet jeg meg og skrev isteden en klage til departementet.
Ifølge daværende direktør Kjell Bugge skjedde det tre mirakler på en gang:
- Jeg fikk svar
- Jeg fikk svar innen en uke
- Svaret var positivt – de var enig i at dette var noe tull
Det er klart at en må ha et kontrollsystem for reiseregninger. Men det administrasjonen må forstå er at de uansett må stole på sine ansatte. Om jeg har lyst til å besøke Machu Picchu, den kinesiske mur eller Niagara Falls, kunne jeg ha funnet fram til konferanser på disse stedene og sendt inn et bidrag. Og er jeg helt kynisk kan jeg presentere bidraget og dra på sightseeing de resterende dagene. Ferietur betalt av høgskolen uten at noen kontrollorgan kan oppdage dette. Altså – en må stole på de ansatte. På den annen side – jeg er ikke sikker på om jeg stoler på administrasjonen etter denne siste hendelsen. Men nå har jeg nummeret til et inkassoselskap. Ringer i neste uke.